KVKK

GÜVENCE HESABI KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI

POLİTİKA HAKKINDA 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) 7 Nisan 2016 tarihinde yürürlüğe girmiş olup “kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişi”lere ilişkin her türlü bilginin işlenmesine ilişkin düzenlemeleri içermektedir. İşbu Güvence Hesabı Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası (“Politika”), Güvence Hesabı tarafından (“Hesap”) aşağıda listeli kategorilerde yer alan gerçek kişilere ait kişisel verilerin Kanun kapsamında işlenmesine ilişkin Hesap’ın beyan ve açıklamalarını içermektedir. Bu kapsamda Politika’nın uygulama alanı, aşağıdaki veri sahiplerine ait kişisel verilerin işlenme süreçleridir:

• Müşteriler • Çalışan adayları • İş birliği içinde çalışılan kurum veya kuruluşların çalışanları, hissedarları veya yetkilileri.

Bu Politika değişen şartlara ve mevzuata uyum sağlamak amacıyla zaman zaman güncellenebilecektir.

1 KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN İLKELER

Kanun’un 4. maddesi uyarınca veri sorumlusu konumundaki Hesap, kişisel verilerin işlenmesinde aşağıdaki ilkelere uygun hareket etmektedir:

a) Hukuka ve dürüstlük kurallarına uyum Kişisel veriler, hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun bir şekilde işlenmektedir. Bu doğrultuda veri sorumlusu olarak Hesap, her türlü kişisel veri işleme süreçlerinde yürürlükte bulunan mevzuata uygun hareket etmekte ve dürüstlük kurallarına uymaktadır.

b) Doğruluk ve güncellik Veri sorumluları, işledikleri kişisel verilerin doğru ve güncel olmasını sağlamak üzere gerekli süreçleri kurgulamalıdır. Bu doğrultuda Hesap, veri sahiplerinin verilerini güncellemesi için olanak sağlamakta ve verilerin veritabanlarına doğru bir şekilde aktarımını temin için gerekli önlemleri almaktadır.

c) Belirli, açık ve meşru amaçlar için işleme Veri sorumluları, Kanun kapsamındaki aydınlatma yükümlülükleri doğrultusunda veri sahiplerini kişisel verilerin işlenme amaçları ile ilgili bilgilendirmekle yükümlüdür. Bu doğrultuda veri sorumlusu konumundaki Hesap veri işleme faaliyetlerini belirli ve meşru amaçlarla sınırlı tutmakta ve söz konusu amaçlara ilişkin olarak veri sahiplerini aydınlatma metinleri kapsamında açık bir şekilde bilgilendirmektedir.

ç) İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma Hesap tarafından kişisel veriler, temin edildikleri sırada veri sahibine bildirilen amaç için gerektiği ölçüde, bu amaçla bağlantılı ve sınırlı olarak işlenmektedir.

d) İlgili mevzuatta öngörülen veya ilgili amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme Veriler, yürürlükte bulunan mevzuat kapsamında belli bir süre belirlendiği takdirde bu süre boyunca muhafaza edilmektedir. Mevzuatta bu şekilde bir süre belirlenmediği takdirde ise veri kullanım amacı ve Hesap prosedürleri göz önünde tutularak makul saklama süreleri belirlenmekte ve veriler bu süre ile sınırlı şekilde saklanmaktadır. Bahsi geçen sürelerin sona ermesini takiben ise veriler, Hesap prosedürleri doğrultusunda silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

2 HESAP TARAFINDAN KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI

Kanun’un 5 ve 6. maddeleri, kişisel veriler ve özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesine yönelik şartları ortaya koymaktadır. Özel nitelikli kişisel veriler Kanun’da sınırlı bir şekilde sayılmış olup kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verilerini içermektedir. Kanun’un 5. maddesi özel nitelikli olmayan kişisel verilerin işlenme şartlarını belirlerken, özel nitelikli verilerin işlenme şartları 6. maddede düzenlenmiştir. Bahsi geçen maddelere göre özel nitelikli olmayan kişisel veriler aşağıdaki hallerde işlenebilecektir:

• Veri sahibinin açık rızası bulunması.

• Veri işlemenin kanunlarda açıkça öngörülmesi.

• Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için ilgili verilerin işlenmesinin zorunlu olması.

• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması. • Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için veri işlemenin zorunlu olması.

• Kişisel verilerin ilgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması.

• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması.

• İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması. Özel nitelikli kişisel veriler ise, aşağıda öngörülen şartlara tabi şekilde işlenebilecektir:

• Veri sahibinin açık rızası bulunması.

• Sağlık ve cinsel hayata ilişkin veriler dışındaki özel nitelikli kişisel veriler (kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri) açısından işlemenin kanunlarda öngörülmesi.

• Sağlık ve cinsel hayata ilişkin veriler açısından kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbı teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından işlenmesi.

Bu kapsamda Hesap tarafından Ek-1’de belirtilen kategorilerde yer alan gerçek kişilere ilişkin kişisel veriler aşağıdaki amaçlarla işlenmektedir:

• Bilişim teknolojileri dahilinde yapılacak yedekleme ve geliştirme faaliyetlerinin yürütülmesi,

• Kamuya açıklanacak genel rapor çalışmalarının yürütülmesi,

• Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi,

• Kamu kurum veya kuruluşlarının bilgi taleplerinin karşılanması,

• Çalışan adaylarının başvuru, seçme ve değerlendirme süreçlerinin yürütülmesi,

• Dava ve icra takibi ile sair vekalet ilişkilerinin yürütülmesi.

3 HESAP TARAFINDAN KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI

i. Aktarıma ilişkin Genel Şartlar Kanun’un 8. maddesi, kişisel verilerin aktarımı ile ilgili olarak verinin özel nitelikli kişisel veri olup olmadığına göre bir ayrıma gitmiştir. Bahsi geçen maddeye göre özel nitelikli olmayan kişisel veriler, yukarıda Bölüm 2’de belirtilen işleme şartlarından birinin varlığı halinde üçüncü kişilere aktarılabilecektir. Bu doğrultuda kişisel veriler;

• Veri sahibinin açık rızası bulunması,

• Veri işlemenin kanunlarda açıkça öngörülmesi,

• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,

• Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için veri işlemenin zorunlu olması,

• Kişisel verilerin ilgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,

• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,

• İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması, hallerinde Hesap tarafından tüzel kişilikleri dışındaki kişilerle paylaşılabilmektedir

8. madde, özel nitelikli kişisel veriler açısından da Bölüm 2’de belirtilen işleme şartlarına atıf yapmış, ancak aktarım için ayrıca yeterli önlemlerin alınmış olmasını öngörmüştür. Buna göre Hesap tarafından özel nitelikli kişisel veriler,

ii. Hesap Tarafından Aktarım Yapılan Taraflar

Yukarıdaki şartlar kapsamında Hesap tarafından kişisel veriler, aşağıdaki taraflara aktarılmaktadır:

• Hesap tarafından dış kaynak kullandığı süreçlerde hizmet alımını temin amacıyla tedarikçilere.

• Hukuki yetkileri çerçevesindeki talep edilen bilgilerle sınırlı olarak Hukuken yetkili kamu kuruluşları ve hukuken yetkili özel kişi veya kuruluşlara.

• Rücu aşamasında rücu edilen gerçek ve tüzel kişilere.

4 HESAP TARAFINDAN İŞLENEN KİŞİSEL VERİLER

Hesap tarafından işlenen kişisel verilerin kategorizasyonu Ek-1 kapsamında yer almaktadır.

5 HESAP TARAFINDAN KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ USULÜ

Hesap, Kanun’da öngörüldüğü şekilde, kişisel verilerin elde edilmesi sırasında kişisel veri sahiplerine veri sorumlusu olarak kişisel verileri hangi amaçla işlediği, işlenen kişisel verileri kime ve hangi amaçlarla aktarabileceği, kişisel veri toplama yöntem ve hukuki sebebi ile veri sahibinin hakları konusunda bilgilendirme yapmaktadır. Herhangi bir süreç, Kanun uyarınca açık rıza alınmasını gerekli kıldığı takdirde, Hesap tarafından yukarıda bahsi geçen bilgilendirmenin yapılması sonrasında veri sahiplerinden açık rızaları alınmaktadır.

6 HESAP TARAFINDAN KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMA SÜRELERİNİN TESPİTİ

Hesap, kişisel verilerin saklanma sürelerini belirlerken yürürlükte bulunan mevzuatı ve süreç konusu verilerin işlenme amaçlarını göz önünde tutarak belirleme yapmaktadır. Hesap, saklama sürelerini her halükârda yasal yükümlülükleri ve ilgili zamanaşımı süreleri ışığında tespit etmektedir. Veri işleme amacının ortadan kalkması halinde, verilerin tutulmasına olanak sağlayan başka bir hukuki sebep veya dayanak bulunmadığı sürece veriler silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

7 VERİ SAHİPLERİNİN HAKLARI VE BU HAKLARIN KULLANILMASI

i. Veri Sahiplerinin Hakları Kanun’un 11. maddesine göre kişisel veri sahipleri veri sorumlusuna karşı aşağıdaki haklara sahiptir:

• Kendisi ile ilgili kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme. • Kendisi ile ilgili kişisel veri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme.

• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme.

• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme.

• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme.

• İlgili mevzuatta öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme.

• Düzeltme, silme ve yok etme talepleri neticesinde yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme.

• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme.

• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

Kanun’un 28. maddesinin 2. fıkrası veri sahiplerinin talep hakkı bulunmayan halleri sıralamış olup bu kapsamda;

• Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması,

• İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi,

• Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması,

• Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması, hallerinde verilere yönelik olarak yukarıda belirlenen haklar kullanılamayacaktır.

Kanun’un 28. maddesinin 1. fıkrasına göre ise aşağıdaki durumlarda veriler Kanun kapsamı dışında olacağından, veri sahiplerinin talepleri bu veriler bakımından da işleme alınmayacaktır:

• Kişisel verilerin, üçüncü kişilere verilmemek ve veri güvenliğine ilişkin yükümlülüklere uyulmak kaydıyla gerçek kişiler tarafından tamamen kendisiyle veya aynı konutta yaşayan aile fertleriyle ilgili faaliyetler kapsamında işlenmesi.

• Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi.

• Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi.

• Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbari faaliyetler kapsamında işlenmesi.

• Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi.

ii. Veri Sahipleri Tarafından Hakların Kullanılması

Veri sahipleri, yukarıda bahsi geçen hakları kullanmak için Hesap’a yazılı olarak başvurabilirler. Hesap, Kanun’da öngörülmüş sınırlar çerçevesinde söz konusu hakları kullanmak isteyen veri sahiplerine, yine Kanun’da öngörülen şekilde azami otuz gün içerisinde cevap vermektedir. Kişisel veri sahipleri adına üçüncü kişilerin başvuru talebinde bulunabilmesi için veri sahibi tarafından başvuruda bulunacak kişi adına noter kanalıyla düzenlenmiş özel vekâletname bulunmalıdır. Veri sahibi başvuruları kural olarak ücretsiz olarak işleme alınmakla birlikte, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından ücret tarifesi öngörülmesi durumunda bu tarife üzerinden ücretlendirme yapılabilecektir. Hesap, başvuruda bulunan kişinin kişisel veri sahibi olup olmadığını tespit etmek adına ilgili kişiden bilgi talep edebilir, başvuruda belirtilen hususları netleştirmek adına, kişisel veri sahibine başvurusu ile ilgili soru yöneltebilir.

8 HESAP TARAFINDAN KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI

Hesap, kişisel verilerin güvenliğini sağlamak adına yetkisiz erişim risklerini, kaza ile veri kayıplarını, verilerin kasti silinmesini veya zarar görmesini engelleyecek makul teknik ve idari önlemleri almaktadır. Bu kapsamda Hesap;

• Kişisel verilere erişimleri kayıt altına almakta,

• Virüs koruma sistemleri ve güvenlik duvarlarını içeren yazılımlar ve donanımlar kullanarak veri güvenliğini sağlamakta,

• Kişisel veri işleme faaliyetlerinin iş birimi bazında takibini yapmakta,

• Kanun’un 12. maddesi uyarınca Kanun hükümlerinin uygulanmasını sağlamak amacıyla gerekli denetimlerin yapılmasını sağlamakta,

• Hesap içi politika ve prosedürlerle veri işleme faaliyetlerinin Kanun’a uyumunu temin etmekte,

• Hesap içerisinde erişilen verilerin niteliğine uygun yetkilendirmeler yapmakta,

• Özel nitelikli kişisel verilere erişimi daha katı önlemlere tabi tutmakta, • Özel nitelikli kişisel verilere erişimi olan kişileri ek güvenlik kontrollerinden geçirmekte,

• Kişisel verilere dış kaynak kullanımı v.b. sebeplerle Hesap dışından erişim olması halinde Hesap dış hizmet sağlayıcı tarafından Kanun’a uyumun sağlanmasına yönelik taahhütleri almakta,

• Kişisel verilere erişim yetkisi bulunanlar başta olmak üzere tüm çalışanlarını Kanun kapsamındaki görev ve sorumlulukları ile ilgili olarak bilgilendirmek için gerekli aksiyonları almaktadır.

Çerez Kullanımı